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編者按：開會是每個職場人都再熟悉不過的事情。你在職場中一定也或多或少地組織和發起過會議。但是你真的了解如何組織一個卓有成效的會議嗎？哪些因素會影響會議的順利進行？我們來聽聽Google組織會議的經驗吧。本文來自編譯。

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在職場，我一直覺得組織會議是一件非常容易的事情，但是每到真正做的時候，我總是會發現一些問題。

其他同事和經理一再夸贊我，說我非常善于溝通且知道如何吸引聽眾，那按理說主持會議對我這樣的人來說應該是小菜一碟，對嗎？可是不知怎么的，我以前組織會議的時候，總是感覺會議進程有點不流暢，而與會者總是感覺彼此沒有達成共識，同時會議內容的引入總是讓人感覺很突兀。

雖然我不擅長開會，但我能分辨出哪些會議是卓有成效的。可問題是，我不知道它們是如何做到如此高效的，以及有哪些要素起到了重要的作用。

因此在很長一段時間里，我總是把優質會議的原因歸結為主持人的個人魅力——就是某種無法形容的東西，而這一定是頗具影響力的商業領袖們的共同特征。但是在今年年初，我進入Google擔任了一個新職務，并且接受了關于如何主導高影響力會議的培訓，之后我逐漸意識到了，其實成功的會議有一些關鍵步驟，而我之前一直忽略了它們。

老實說，當我意識到原來這些開會步驟對提升會議質量有如此大的影響時，我感到很尷尬，因為我居然忽略了這么久。其實做這些事情只需要花很少的時間，但效果卻非常明顯。

這是一個典型的提醒，即一點點微小的改變有時候就可以產生很大的影響。如果你正面臨著類似的問題，希望這篇文章可以幫助到你。

1. 在會議邀請中加上事件描述

同事們都是大忙人。所以，如果你在會議邀請中沒有說清楚要討論的事情，就相當于你在傳遞一個“我們想見面開個會只是因為我們要開個會”的意思，會讓人感覺你不夠尊重他們的時間。雖然我相信沒有人會真的這么認為，但如果你的會邀沒有說清楚要討論什么事情，就會傳達出這樣的信息。

如果與會者進入會議時還不知道他們為什么要開這個會，那結果就注定要糟糕了，因為你已經浪費了寶貴的時間，讓每個人上來還要先進入狀態，而這些會議時間本來可以直接用于內容討論的，而且，你也沒有給人留出反饋意見的時間。

看看我在下面提供的樣本，這并不困難，我只花了不到一分鐘的時間就完成了。

簡單吧？幾乎不需要費什么力，你就已經為會議奠定了一個堅實的基礎，告知了所有的參與者必要的會議背景，以便大家可以清楚地了解會議的目的。

2. 提前24小時發送議程

內容說明是會議的基礎，還有另一個重要的部分就是會議的流程。我們現在已經知道會議目標了，但開會時具體應該是什么樣子的呢？

如果在一個安排滿了1:1對話、有大量事情需要團隊同步和要跟進的工作日，我卻完全不知道每個會議的時間會如何度過，這會讓我非常抓狂。我需要準備些什么嗎？是否有任何材料需要我事先查閱，以便我開會時能夠具備更獨特的視角？我是否需要事先完成某些任務？諸如此類的問題應該在人們參加會議之前的幾個小時甚至幾天前就給出解答。

當然，制定議程可能會給你增加一些額外的工作。但是我們來權衡一下，準備議程只需要5分鐘，而如果沒有通知與會者需要準備的內容而多出來的后續工作需要至少30分鐘，我們應該盡力為每個人節省時間。對整個企業來說，每天就會節省幾百甚至幾千小時的時間。

與準備內容說明類似，準備議程也不需要搞得太復雜。上一節中我舉了一個QBR會議的例子，我在下面附上了一個議程樣本給大家看看。

是不是很有效？在這個例子中，所有的會議參與者現在都了解了會議的內容，Jenna知道她需要準備好回答針對提案內容修改的問題，而參與者都有機會提出原始議程中尚未囊括的其他討論點。這樣一來，任何需要對會議時間或過程進行的調整都可以預先安排。

3. 以目的、好處、檢查開場

會議內容明確傳達了，議程也預先確定了，還有一件要注意的事情就是會議開場。在這一點上，我們需要確保會議是遵循我們在議程中所設置的結構進行。

我學到的最有效的方法是用“目的、好處、檢查”來進行引導。目的、好處、檢查（簡稱PBC）是高效會議的介紹性環節。這個名字基本就說明了一切：在會議開始時，你要說明本次會議的目的和好處，并檢查與會者是否在前幾點上保持一致。

根據西北大學凱洛格銷售研究所的創始人、同時也是PBC的倡導者Craig Wortmann的說法，這樣做的好處有三點：

使你的潛在客戶的期望與你自己的期望相一致。

表明你是有準備和有組織的。

顯示了對潛在客戶的時間的尊重。

當我剛開始在Google工作時，我在與客戶電話溝通時會使用PBC原則，因為那是我接受過的獨特培訓。但當我認識到它們在會議中發揮的有效作用后，我開始將PBC融入我主持的所有會議中。

可能對某些人來說，這些步驟看起來很“花哨”，但它們展示了一種對工作的專注和卓越的執行力，目的是保證人們能夠進行更深入、更有意義的溝通。可以說你做的這些事情對推進業務開展都具有直接促進作用。

我認為這些步驟非常有價值，原因是它們反映了我們的工作本來應該有的狀態。不是為了開會而開會，而是為了真正推動業務而開會。這些步驟促成了高效率的會議，因為它們會確保所有利益相關者在每一步都保持一致。根據我的經驗，按這些步驟去安排會議，會產生與我們的期望最接近的結果。我還認為，無論是客戶、經理、同事，還是董事，沒有人喜歡在結束一個會議時感覺自己浪費了時間，這是所有人的共識。

譯者：張茉茉