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編者按：為了避免每天都忙忙碌碌最終卻一無所獲，或者避免時間在不知不覺中就不見了這種感受，我們應(yīng)該做好時間管理，有效利用每一分鐘。這篇文章來自編譯，作者在文中提出了通過金錢思維的方式來做好時間管理，同時分享了最大化利用有限時間的方法與工具，希望對你有所啟發(fā)。這是系列文章的上篇，主要圍繞著“時間預(yù)算”這一主題分享了做好時間管理的有效方法。

圖片來源：Margarida Mouta

每天實際上并沒有24小時。

扣除睡覺的時間，一天就除去了近三分之一的時間。另外再算上八個小時的工作時間，就只剩下三分之一的空閑時間了，這還不包括通勤時間或是下班后回復(fù)郵件的時間。

總之，你一天最多只有八小時的時間來做其他事情。

更現(xiàn)實一點，除了照顧孩子、處理家庭事情、做飯吃飯、打掃房屋、支付賬單以及其它必須要完成的任務(wù)外，留給自己的時間其實更少。

據(jù)美國勞工統(tǒng)計局（U.S. Bureau of Labor Statistics）2019年展開的一項關(guān)于時間使用的調(diào)查，美國成年人平均每天的空閑時間為5.19小時，其中包括“社交和聊天”“看電視”和“玩游戲”等活動。這5.19小時，或是更少的時間，則主要是用于完成副業(yè)項目或自我關(guān)懷的時間。

與金錢管理要求我們做好財務(wù)預(yù)算一樣，時間管理也需要我們做好對每個小時的“預(yù)算”。有效合理地利用這些時間，過上既能夠追逐夢想又能保持平衡的生活，即意味著你需要把僅有的時間用于做最重要的事情，比如保持身材、改善婚姻或是閱讀更多的書。

但有時候，問題就在于我們騰不出這么多時間。在這近五個小時中，我們還會遇到各種突發(fā)事件，以及那些憑空出現(xiàn)的任務(wù)，因此，真正的空閑時間可能也只有三小時、兩小時、一小時，或者幾乎沒有空閑時間。我們不但沒有認(rèn)識到消磨我們時間的潛在力量，反而對無法有效管理自己的時間感到內(nèi)疚。

但事實上，我們大可不必如此。我們可以踐行時間管理原則來實現(xiàn)自己的目標(biāo)并完成更多任務(wù)，同時也需要接受一個事實，即期望不可能完全實現(xiàn)。

這篇文章中分享的時間管理指南，將跟你分享如何最大化利用每一天的時間，避免給自己造成過大的壓力，并接受時間的有限性這一現(xiàn)實。你還將了解掌握時間去向的有關(guān)建議，制作切實可行的“時間預(yù)算”來輔助日常決策，并學(xué)會將時間預(yù)算轉(zhuǎn)化為靈活的日計劃和周計劃。

什么是時間管理？

——時間管理是一種效率技巧，可以幫助你有效地將一天中的時間分配給工作和生活上的重要事情。高效時間管理的重點，不在于往待辦事項清單中添加更多的任務(wù)，而更側(cè)重于讓你的每一天反映出你所堅信的價值觀。

一、做好（時間）預(yù)算

就個人理財而言，要做好預(yù)算，首先要知道自己的錢都花在了哪些方面。金融專家可能會告訴你，首先要做的就是查清借記卡和信用卡的交易記錄、應(yīng)付款項、經(jīng)常性付款，以及其他所有相關(guān)的支出明細(xì)。

他們還可能會建議，你最好定期（比如每周或每月）追蹤記錄自己的消費情況，積極主動地了解自己的消費方式。

這種財務(wù)上的自我審查有助于提高你在了解個人資金去向方面的意識。你可能會意外發(fā)現(xiàn)，自己收入的20%居然都花在了外賣服務(wù)和餐館外帶食品上，或者你每月在付費訂閱服務(wù)方面會花費上百美元，但實際上自己很少使用這些付費服務(wù)。

此外，你還可以開始建立一個計劃，或者準(zhǔn)確地說是一項預(yù)算計劃，從而更好地規(guī)劃自己的資金，將錢合理地用于房屋首付或者還清信用卡欠款。

很多人總是會認(rèn)為，大家都會面對“時間赤字”的問題——沒時間鍛煉、沒時間研究副業(yè)項目，或者沒有能讓自己放慢腳步享受生活的時間。

對此，我們有必要了解自己的時間去向，從而真正地解決時間管理問題。無論是用于社交，還是睡覺，你都需要找到自己在哪方面存在浪費時間的情況，然而以此改進(jìn)，完成更多有意義的任務(wù)。

“時間審計”

從直覺上來說，我們并不擅長于了解自己的時間分配，往往還會高估自己用在工作上的時間，而低估了自己被各種干擾事項所分心的時間。

與其猜測自己的時間分配，不如參考以下步驟來展開一次“時間審計”：

選擇一到三天作為審計周期。

打印下方中的時間管理追蹤記錄表（點擊獲取或下載PDF文檔），每天一張。

以每小時為單位，設(shè)置一個鬧鐘提醒（比如，下午一點、下午兩點、下午三點）。

鬧鈴響起時，在記錄表上記錄自己在前一小時所做的事情。坦誠一點，這個時間審計是給自己看的，不是給老板的。如果你本應(yīng)該專心工作，但實際上卻在刷Twitter，那也要如實記錄。

完成時間審計后，回顧追蹤記錄表并復(fù)盤，找出其中的趨勢特點，并把這些時間利用情況劃分為不同的分類，比如睡覺、社交媒體、工作、做飯、鍛煉、娛樂、照顧孩子等等。

就復(fù)盤而言，你可以通過以下問題來進(jìn)一步分析你的時間利用情況：

時間占比最大的一類事項是什么？我在專心工作、聊天和處理各項干擾事項等方面分別用了多少時間？

我下班后的大部分時間都在做什么？

總體而言，我在導(dǎo)致分心等活動上的時間投入有多少？

我是否在實現(xiàn)目標(biāo)等活動上投入了足夠多的時間？

我在個人健康和（或）自我關(guān)懷等活動上的時間投入有多少？

你可以通過各種計時設(shè)備或應(yīng)用來完成時間審計，但除此之外，你可能還會發(fā)現(xiàn)，如果能借助下列這類時間追蹤應(yīng)用，你的時間審計過程可能會變得更加輕松：

Toggle：可在電腦端和移動設(shè)備上記錄你線上和線下所有活動上投入的時間。它還推出了一款插件，可以結(jié)合時間管理應(yīng)用Todoist的網(wǎng)頁版一起使用。

RescueTime：在電腦端和移動設(shè)備上安裝這款時間管理應(yīng)用，就可以自行啟動時間追蹤功能，它可以記錄你在網(wǎng)頁和應(yīng)用上停留的時間，還可以將你的在線活動按照“高效”“一般效率”和“低效”等標(biāo)簽來分類。此外，你還可以通過每日儀表盤數(shù)據(jù)了解自己的效率得分（0至100分）。

完成時間審計并進(jìn)一步掌握自己在各種活動方面的時間投入后，你就可以找到需要改進(jìn)的方面，實現(xiàn)更高效的時間管理。

確定重要事項

如果希望明確自己的重要事項，你可以直接看看自己的時間都花在了哪些方面。可能你認(rèn)為自己以學(xué)習(xí)為主，但通過時間審計后發(fā)現(xiàn)，過去了這么多天，網(wǎng)課仍然沒有上完，或者床頭柜上的書仍然沒有開始讀。而時間管理的目的，就在于讓你能夠在實際過程中優(yōu)先完成自己明確的那些重要事項。

對于你想完成的事情，你可能會列出一個很長的清單。但如果每件事都是重要事項的話，就實際上重要事項也就沒有任何意義了。太多的事項只會讓我們無所適從，反而失去了重點，不可避免地導(dǎo)致“分析癱瘓”（analysis paralysis）。

對此，解決辦法就是不要給自己設(shè)定太多事項和目標(biāo)，重點去解決需要優(yōu)先完成的事項。

關(guān)注最重要的目標(biāo)，并明確實現(xiàn)這些目標(biāo)的最有效方式：

為了與孩子建立更親密的關(guān)系，優(yōu)先花時間與他們相處。

為了飲食更健康，優(yōu)先在家自己烹飪健康的食物。

為了獲得學(xué)位，優(yōu)先學(xué)習(xí)和閱讀。

無論什么時候，規(guī)定自己最多只能處理五項重要事項。值得注意的是，你需要確認(rèn)你的重要事項是否與“工作”或“生活”有關(guān)，最好在生活方面明確至少兩項重要事項。否則，如果全部是工作相關(guān)的事項，恐怕你到時候只會變得精疲力竭。

優(yōu)先處理重要事項，即意味著延后處理其他事項。回顧時間審計，尋找那些與這一重要事項清單不相符合的活動。在這個環(huán)節(jié)，你就需要做出艱難的抉擇，比如放棄參加志愿者活動的時間，從而花更多的時間陪伴伴侶，或者退出朋友組織的夢幻橄欖球聯(lián)盟，從而有時間讓自己想做的項目真正落地。

只有你自己才知道該怎樣合理分配時間。通過仔細(xì)回顧并檢查你現(xiàn)在的重要事項，你就能更有意識地決定你的時間分配。

制作“時間預(yù)算”

財務(wù)預(yù)算有支出數(shù)額，時間預(yù)算也有“小時數(shù)額”。在明確了更重要的事項后，你就需要給每件事項分配具體的時間。

你可以給自己每天或每周分配不同的小時數(shù)。這個過程實際上就類似于將每個月外出就餐的費用控制在150美元以內(nèi)，或者每個月花在付費訂閱服務(wù)方面的費用控制在50美元以內(nèi)。因此，你也可以給自己規(guī)定，每周運(yùn)動五小時，或者工作日花1.5小時做飯等等。

如果你不知道該怎樣為重要事項設(shè)置時間數(shù)額，那就跟隨你的直覺，從現(xiàn)實角度選擇你自認(rèn)為能夠達(dá)成的一個時間目標(biāo)。

根據(jù)帕金森定律（Parkinson"s Law），只要有足夠的時間，工作就會不斷擴(kuò)展。通過設(shè)置時間限制，并嚴(yán)格按照這個時限來完成有關(guān)事項，我們也許不會完成所有希望完成的事項，但可以用完美來換取速度，完成比最初設(shè)想還多的事項。

當(dāng)然，有了預(yù)算也不能保證我們就可以完美地利用資金（或時間）。正如你可能會在某些方面大把花錢，或者因為緊急情況而用掉積蓄一樣，你也可能會將本來計劃去做家務(wù)的時間用于娛樂或其他緊急事項，導(dǎo)致你消耗掉有限的時間預(yù)算。

事實上，這也是非常正常的情況。目標(biāo)不是做到完美，而是要養(yǎng)成意識。有時候，總是會出現(xiàn)一些突發(fā)事件，讓你不得不將時間預(yù)算拋到一邊，但這并不意味著，你就需要完全放棄時間管理。

無論在做什么事情時，總是以時間預(yù)算為核心，你就會更加意識到各項抉擇的權(quán)衡利弊，從而在時間利用方面做出更加理性的抉擇。

“時間塊”練習(xí)

明確重要事項并制作時間預(yù)算后，接下來就需要具體實踐了。對此，建議你嘗試“時間塊”這個方法：

時間塊是一種時間管理方式，它主要是要求你將一天的時間切分為若干個時間塊。每個時間塊只安排一項具體的任務(wù)，或者任務(wù)組。通過這種方法，你將不再面對沒完沒了的待辦事項清單，每天面對的都是具體的任務(wù)計劃，讓你清晰地知道什么時候該做什么事情。

就時間塊這一方法的運(yùn)用而言，它主要涉及到三個方面：

選擇適當(dāng)?shù)墓ぞ?/strong>：你可以借助一張白紙、日計劃表、數(shù)字日歷或者待辦事項清單應(yīng)用。

創(chuàng)建時間塊：從醒來過后的第一件事開始，依次在你選用的工具中創(chuàng)建時間塊。每個時間塊僅限用于完成特定事項，時限長短可控制在15分鐘至兩小時不等。例如，如果你計劃每天花1.5小時來做飯，那就在你的日歷表上創(chuàng)建“5:00PM-6:30PM”的時間塊。總之，確保所有的時間塊都有具體的事項安排，并且按這種方式創(chuàng)建覆蓋全天的時間塊。

必要的調(diào)整：當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)事件和（或）某些任務(wù)花費的時間比預(yù)期的要長時，你就需要適當(dāng)?shù)刈龀稣{(diào)整。例如，你可以將某個時間塊調(diào)整至當(dāng)天晚些時候，或者推遲到當(dāng)周的晚些時候。

認(rèn)真規(guī)劃好一天的每一個小時，計劃一個小時吃午餐，再計劃一個小時用于來往郵件，這種方法最初可能會讓你覺得難以應(yīng)付。但總的來說，時間塊方法的確是一種把握有限時間的有效方法，也能夠幫助你更高效地利用每一天的時間。

提前計劃

每天醒來過后，如果我們?nèi)鄙倜鞔_的行動計劃，就容易變得特別被動。在這種情況下，我們很難實現(xiàn)從一個重要事項到另一個重要事項的策略轉(zhuǎn)移，往往只會毫無頭緒地打開收件箱，或者把精力投入在緊急不重要的事項上。

為了避免這種被動局面，最好的辦法就是提前計劃。在真正沉浸于完成當(dāng)天的工作之前，當(dāng)我們停下來認(rèn)真思考并明確重要事項時，我們可以有意識、有重點地來提前規(guī)劃這一天的時間。

提前計劃是做好時間管理的最基礎(chǔ)一步。對此，建議做好每周和每日計劃：

計劃你的一天：無論你選擇的是時間塊方法，或者是其他效率方法，都有必要提前一天做好第二天的日計劃。最好在前一天晚上計劃第二天的日程，為第二天需要完成的所有事情（比如分享部門工作動態(tài)，或者給祖父母打電話等）設(shè)定時間塊。

計劃你的一周：此外，建議堅持每周一次復(fù)盤。回顧過去七天的計劃實施情況，同時計劃接下來七天的安排。對此，你還可以向自己提出一系列問題：上周我希望完成但沒能完成的事項是什么？哪些因素導(dǎo)致我沒有把重要事項放在首位？下周我最想完成的重要事項是什么？

對很多人而言，計劃本身就耗費一定的時間，這也給他們帶來了更大的壓力。對此，你可以通過以下三個原則，來更好地做好日計劃和周計劃：

將日計劃時間限制在15分鐘內(nèi)完成，周計劃時間限制在60分鐘內(nèi)完成。

計劃不要過滿，為各種突發(fā)事件預(yù)留時間。

如果需要改變計劃，那就積極調(diào)整有關(guān)計劃。

計劃并不能保證完美的一天。相反，你應(yīng)該把日計劃當(dāng)成一個指南針，指引你朝著正確的方向前進(jìn)，哪怕最后稍微有點偏航也沒有關(guān)系。

延伸閱讀：

時間管理實用指南：用金錢思維來管理時間（下）

譯者：俊一